La residencia de obra y la supervisión, así como el contratista deberán observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitácora.
 
3.1 Apertura. (800-18000-PA-OP-16 (Act. 15), Arts. 93 al 97 del R.L.O.P.S.R.M. )
Su apertura se hará previamente al comienzo de los trabajos y deberá iniciar con una nota especial (nota de apertura), relacionando como mínimo lo siguiente: fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilios y teléfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las características del sitio donde se desarrollarán, así como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del contratista, para la utilización de la bitácora, indicando a quien o a quienes se delega esa facultad.

Para los datos particulares del contrato, en la nota de apertura se deberá de anotar como mínimo lo siguiente:

• Nombre de la dependencia, que supervisará la obra, indicando la dirección del proyecto, activo o la región a la que pertenece.
• Número del contrato.
  
• Titulo de la obra y su localización.
  
• Nombre o razón social del contratista.
  
• En el caso de supervisión por terceros, anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisión.
• Nombre, firma, dirección y teléfono del residente o supervisor.
• Nombre, firma, dirección y teléfono del superintendente de construcción del contratista.
• Número del proyecto o su equivalente.
• Número de partida presupuestal.
• Importe del contrato.
• Plazo de ejecución de la obra.
• Fecha de iniciación programada.
• Fecha de terminación programada.
• Valor y fecha programada de los anticipos.

3.2 Numeración y fechado de notas.
Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse (en el día en el que se efectúe el asiento) consecutivamente respetando sin excepción el orden establecido; cerrándolas con nombre y firmas del residente y/o supervisor y del superintendente de construcción del contratista.
3.3 Redacción y escritura.
Las notas o asientos deberán efectuarse claramente, con tinta indeleble preferentemente de tinta negra, letra de molde legible, sin abreviaturas y utilizando papel carbón o autorreproducible para las copias.
3.4 Errores.
Cuando se cometa algún error de escritura, de intención o redacción, la nota deberá anularse por quien la emita, abriendo de inmediato otra nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción correcta.
3.5 Tachaduras y enmendaduras.
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras, será nula.
3.6 Sobreposiciones.
No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora, ni entre renglones, márgenes o cualquier otro sitio, de requerirse, se deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen.
3.7 Inutilización de espacios.
Se deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas.
3.8 Retiro de copias.
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitácora, llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes, los interesados podrán retirar sus respectivas copias.
3.9 Validaciones.
Se podrán validar oficios, minutas, memoranda, circulares y cualquier otro documento, refiriéndose en notas de bitácora el contenido de los mismos o bien anexando copias.
3.10 Frecuencia y cantidad de notas.
Estas se definen por cada caso en particular, por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato
3.11 Compromiso de uso.
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. Asimismo, deberá utilizarse la bitácora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestión.

3.11.1 Anotaciones de la supervisión
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra, sobre los precios unitarios establecidos en el contrato, o la recepción satisfactoria de la obra. A continuación se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitácora, en forma enunciativa, mas no limitativa:
a) Relativas a los documentos de la obra
Constancia de entrega al contratista de los planos, instrucciones o especificaciones de la obra. Instrucciones de los trabajos adicionales y/o extraordinarios, solicitándole el programa. Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra.
b) Relativas al plazo y programa de la obra
Modificaciones del programa de obra.
800-18000-PA-OP-24 (Act. 1) Art. 73 del R.L.O.P.S.R.M.
Estado del tiempo que influya en la obra.
Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa. Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo. Cuando se efectúen cambios en especificaciones de ingeniería y alcances.
Cuando el inmueble en que deberá ejecutar se la obra, o la información, o los accesos necesarios para realizar el trabajo, no estén disponibles.

• Atraso en la contestación de aclaraciones.
  
• Atraso con respecto a la entrega de ingeniería y/o especificaciones.
  
• Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX.
  c) Relativas a la ejecución de la obra
  En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra.

Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones periódicas, así como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones. En caso de no cumplir con el programa establecido, equipos de proceso proporcionados por el contratista, fecha de llegada, instalación, interconexión y pruebas.
Materiales y equipos proporcionados por PEMEX, su fecha de llegada, así como su estado, comparado con lo señalado en el contrato.

• Órdenes de corrección por defectos de obra.
• Equipo descompuesto o inapropiado.
• Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra.
• Condiciones de inseguridad, daños al medio ambiente, falta de higiene en alguna(s) área(s) de trabajo.
• Accidentes presentados en la obra.
• Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades críticas, enunciando razones y/o motivos así como su terminación.
• Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal, equipo, materiales, herramientas, almacenamientos inadecuados y fallas de calidad.
• Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se aplicarán, de acuerdo al contrato.
  800-18000-PA-OP-28 (Act. 4) Arts. 56 pfo. 2, 57 pfo. 1 y 58 pfo. 2 y 3 del R.L.O.P.S.R.M.
• Registro de visitas a la obra, enunciando el motivo de su visita.
• Constancia de la fecha de recepción de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisión.
  800-18000-PA-OP-19 (Acts. 1, 2 y 7B) Art. 103 del R.L.O.P.S.R.M.
• Órdenes de suspensión de la obra, si es el caso, indicando la causa y órdenes de reiniciación de la misma.
  800-18000-PA-OP-29 (Acts. 4A, 4B , 13A y 18A)
  Arts. 60 y 63 de la L.O.P.S.R.M.
  Arts. 114 y 119 del R.L.O.P.S.R.M.

Constancia de devolución de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX, producto de modificaciones y cancelaciones.
Cambio de supervisor de PEMEX.
Cambio de representante del contratista.
Fecha de la puesta en operación y fecha del acta de recepción de la obra.
800-18000-PA-OP-34 (Act. 1) Art. 135 del R.L.O.P.S.R.M.

d) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
Avisos de incumplimiento de órdenes dadas al contratista
Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante.
Cancelación o cambio de órdenes o instrucciones.